Unter [Optionen] können Sie diverse Programmeinstellungen und Ihre Mitarbeitergruppen ändern. Ausserdem sichern Sie hier Ihre Daten, oder stellen die Daten aus einer früheren Sicherung wieder her.

Sie können bis zu 100 verschiedene Gruppen einrichten, z.B. um Ihre Abteilungen einzutragen. Jeder Mitarbeiter kann auch in mehrere Gruppen einsortiert werden, Sie können später im Programm alle Statistiken und Listen nur für eine bestimmte Gruppe auswerten lassen, z.B. um sicherzustellen, dass nicht alle Mitarbeiter einer komplette Abteilung gleichzeitig Urlaub nehmen.

Es gibt 3 frei definierbare Zusatzfelder, die Sie hier umbenennen können. Sie können dadurch spezielle Informationen, die Ihr Unternehmen je Mitarbeiter zusätzlich benötigt speichern.

Hier legen Sie das Administrator-Kennwort fest. Das Programm kann nur nach Eingabe dieses Kennworts gestartet werden. ACHTUNG, bitte merken oder notieren Sie sich das Kennwort, da Sie ohne korrekte Kennworteingabe das Programm nicht mehr aufrufen können.

Mitarbeiter mit eigenem Kennwort können zwar das Programm starten, gelangen aber nur auf Ihren eigenen Mitarbeiter-Bildschirm. Um den Mitarbeiter-Bildschirm zu verlassen, muss aber das Admistrator-Kennwort angegeben werden.

Bei der Eingabe von Arbeitszeiten, Urlauben etc. vervollständigt die Zeiterfassung automatisch Ihre Eingaben anhand von früheren Eingaben.

Um den Speicher der früheren Eingaben zurückzusetzen, klicken Sie auf diese Option und bestätigen Sie mit [OK]. Alle früheren Notizen werden dann nicht mehr zum Vervollständigen verwendet.

In den Grundeinstellungen legen Sie die Arbeitstage Ihrer Firma fest. Die Angaben werden nur als Standardvorgabe für neue Mitarbeiter verwendet. Sie können zusätzlich für jeden Mitarbeiter abweichende Arbeitstage und Sollstunden festlegen.

Unter "Jahresurlaub" geben Sie den Standard-Jahresurlaub in Arbeitstagen an. Dieser Wert wird automatisch bei der Eingabe neuer Mitarbeiter als Jahresurlaub eingetragen.

Unter [Pausen] können Sie Regeln für Pausenzeiten erstellen. Anhand der festgelegten Regeln werden vom Programm beim Check-In/Out Ihrer Mitarbeiter automatisch Pausenzeiten eingefügt. Sie können z.B. festlegen, dass bei einer Arbeitszeit ab 6 Stunden automatisch 30 Minuten Pause eingetragen werden sollen und über 9 Stunden eine Pausenzeit von 60 Minuten.

Wählen Sie hier Ihr Land (und ggf. Ihre Region), das für die Feiertagsberechnung verwendet werden soll. Die Feiertage werden zur Berechnung der Urlaubs- und Fehltage, sowie für die Sollstundenberechnung verwendet.

Unter 'Betriebsferien' können Sie zusätzlich Tage angeben, an denen Ihre Firma geschlossen ist. Betriebsferien werden vom Programm genauso wie Feiertage behandelt, daher bei Urlauben NICHT als Arbeitstag gezählt.

Hier richten Sie Ihr RFID-Lesegerät oder Ihren Magnetkarten-Leser ein.

Schliessen Sie als erstes den RFID-Leser (oder Magnetkartenleser) an einen freien USB-Anschluss Ihres Computers an. Der Computer sollte hierbei ausgeschaltet sein, um Schäden am Gerät oder am Computer auszuschliessen. Nach Anschluss der Geräts und Start von Windows wird das Gerät automatisch von Windows erkannt und eingerichtet. (Für Magnetkartenleser müssen Sie den passenden Gerätetreiber manuell installiert!)

Wenn der Einrichtungsvorgang abgeschlossen ist, starten Sie das Programm Zeiterfassung, wählen Sie [Optionen] und dann die Funktion 'Kartenleser'.

Wählen Sie dort [Automatisch erkennen] und halten Sie eine beliebige Mitarbeiterkarte an den Leser. Das Programm erkennt nun den Anschluss und schliesst automatisch die Erkennung.

Nachdem Sie das Kartenleser-Fenster mit [OK] geschlossen haben, ist der Leser einsatzbereit.

Hier können Sie einen Computer als Check-In Terminal einrichten.

Aktivieren Sie dafür die Option 'Als Check-In Terminal verwenden' - Die Zeiterfassung öffnet dann beim Start sofort den Check-In Bildschirm

Zusätzlich können Sie die Zeiterfassung automatisch beim Start von Windows ausgeführen lassen.

Unter 'Ansicht' legen Sie fest, ob Sie die Check-In Liste oder die Terminal-Ansicht verwenden möchten.

Wenn ein Administrator-Kennwort vergeben wurde, können Sie den Check-In Bildschirm nur mit Eingabe des Kennworts verlassen.

Legen Sie fest, ob beim Check-In/Out über Mitarbeiterkarten ein Meldungsfenster angezeigt werden soll. Die Meldung wird dann vom Programm nach einigen Sekunden automatisch geschlossen, Sie können die Dauer der Anzeige selbst festlegen.

Unter 'Runden' können Sie die automatisch Rundung von Arbeitszeiten, z.B. auf volle 5 Minuten wählen. Je nach Auswahl wird die Arbeitszeit beim Check-Out dann auf-, ab- oder kaufmännisch gerundet. z.B. statt '7:58' wird '8:00' als Arbeitszeit eingetragen.

Nehmen Sie regelmässig eine Datensicherung auf einen externen Datenträger vor. Nur so können Sie im Notfall (z.B. Computerdefekt) Ihre Daten aus einer Sicherung wiederherstellen.

Wählen Sie dafür die Funktion 'Daten sichern' und anschliessend den Ordner unter dem die Sicherungsdatei gespeichert werden soll.

Um Daten aus einer Sicherung wiederherzustellen, wählen Sie 'Wiederherstellen' und dann die gewünschte Sicherungsdatei. Ihre Daten werden dann aus der Sicherung wiederhergestellt. Achtung, alle im Programm enthaltenen Daten werden dabei unwiderruflich überschrieben!

Daten übernehmen

Nur notwendig, wenn Sie schon mit der Zeiterfassung Version 1 gearbeitet haben und Ihre Daten nicht automatisch übertragen wurden. Hier können Sie Ihre Daten manuell aus der Version 1 in die neue Version übertragen.

Sprache

Hier können Sie die vom Programm verwendete Sprache und das Datumsformat ändern

Ihre eigene Währung und das gewünsche Stundenformat (Dezimal oder Stunden:Minuten)

Seitenränder beim Listendruck festlegen

Wählen Sie hier, ob TAB oder Semikolon als Trennzeichen der Felder in den CSV- oder Textdateien, die vom Programm gespeichert werden, verwendet werden soll.